Kein Marketing-Mockup: jeder Screenshot unten stammt aus der echten, laufenden App bzw. aus tatsächlich erzeugten Dokumenten. Lana begleitet Sie durch die wichtigsten Stationen von Vereins-Office.
Sieben Stationen – vom Programm selbst bis zu den fertigen Dokumenten, die es für Sie erzeugt.
So sieht Vereins-Office im Alltag aus: schlichte Reiter für Mitglieder, Beiträge & SEPA, Kasse, Spenden, Kontoabgleich – hier im Bild der Reiter „Termine & Website", über den Termine und Neuigkeiten mit einem Klick als Datei für die passende HanselCraft Vereins-Website exportiert werden.
Lana: „Der Export erzeugt nur eine Datei – hochgeladen wird nichts automatisch, das entscheiden Sie selbst."
Am Jahresende erstellt Vereins-Office die EÜR automatisch aus den gebuchten Vorgängen – aufgeteilt nach ideellem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Export als PDF und CSV, direkt verwendbar für die eigene Steuererklärung oder den Steuerberater.
Einnahmen und Ausgaben werden fortlaufend nummeriert gebucht. Eine Korrektur ist nur per Storno möglich – nichts wird im Nachhinein einfach überschrieben. Die Buchungskette ist per SHA-256-Hash gegen nachträgliche Manipulation abgesichert, das PDF-Journal liegt bereit für die Kassenprüfung.
Lana: „Genau das erwarten Kassenprüfer und Finanzamt von einer ordentlichen Kassenführung – GoBD-konform von Anfang an."
Den camt.053/.052-Export der eigenen Bank einlesen – Vereins-Office ordnet eingegangene Zahlungen automatisch den offenen Beiträgen zu, erkennt Teilzahlungen und lässt vor dem endgültigen Buchen noch einmal alles in einer Vorschau prüfen.
Ob Geld-, Sach-, § 60a- oder Mitgliedsbeitrags-Spende: die Bestätigung wird nach dem amtlichen Muster erzeugt, mit Betrag in Ziffern und in Worten, einzeln oder als Sammelbestätigung für mehrere Spenden eines Spenders im Jahr.
Lana: „Ein Klick, ein sauberes PDF – kein Abtippen in Word-Vorlagen mehr."
Zahlungserinnerungen wie im Beispiel oben werden auf Wunsch für ein Mitglied, für eine Auswahl oder als Sammel-PDF für alle Betroffenen erzeugt. Alternativ als E-Mail-Entwurf (.eml) – verschickt wird nichts automatisch, Sie behalten die Kontrolle über jeden Versand.
Vor jedem SEPA-Lastschrifteinzug braucht es eine Vorabankündigung ans Mitglied – Vereins-Office erzeugt sie automatisch als PDF, zusammen mit der geprüften pain.008-Lastschriftdatei für den Upload ins Online-Banking.