Vereins-Office

Was ist Vereins-Office?

Ein Windows-Programm für die komplette Vereinsverwaltung – zugeschnitten auf Kassenwarte und Vorstände kleiner und mittlerer Vereine. Es läuft lokal auf einem Rechner, speichert alle Daten in einer einzigen Datei und braucht weder Internet noch ein Benutzerkonto. Wichtig: Die Software versendet nichts und bewegt kein Geld – alle Ergebnisse sind Dateien (PDF, SEPA-XML, CSV), die Sie selbst verwenden: drucken, im Online-Banking hochladen, per E-Mail versenden.

Ihr Vorteil gegenüber Cloud-Vereinssoftware: keine monatlichen Gebühren, keine Mitgliederdaten auf fremden Servern, kein Zwang zum Online-Konto. Sie bleiben Herr über Ihre Daten.

Funktionen im Überblick

Alles, was ein Verein im Jahreslauf braucht – von der Aufnahme neuer Mitglieder bis zum Jahresabschluss.

👥Mitglieder

Mitglieder, Beitragsklassen und SEPA-Mandate verwalten (mit IBAN-Prüfung). CSV-Import bestehender Listen, kein Hard-Delete – Historie bleibt erhalten.

💳Beiträge & SEPA

Beitragslauf/Sollstellung, offene Posten, dann die Lastschrift-Datei pain.008.001.02 oder .08 erzeugen (gegen offizielle XSD geprüft) und im Online-Banking hochladen. Inklusive Vorabankündigung als PDF.

🧾GoBD-Kassenbuch

Einnahmen/Ausgaben buchen, Belege lückenlos nummeriert, Buchungen per Datenbank unveränderlich (Korrektur nur per Storno), SHA-256-Hash-Kette. PDF-Journal für die Kassenprüfung.

🎁Spenden & Bescheinigungen

Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster – Geld-, Sach-, §-60a- und Mitgliedsbeitrags-Spenden, Einzel- und Sammelbestätigung, Betrag in Ziffern und Worten.

📊Kontoabgleich (CAMT)

Elektronischen Kontoauszug (camt.053/.052) einlesen und Zahlungen automatisch den offenen Beiträgen zuordnen – mit Teilzahlung, Toleranz, manueller Zuordnung und Vorschau vor dem Buchen.

📑EÜR / Jahresabschluss

Einnahmen-Überschuss-Rechnung über die vier Sphären (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) – als PDF und CSV.

✉Serienbriefe

Einladungen und Rundschreiben als Einzel-PDF, Sammel-PDF oder E-Mail-Entwurf (.eml) – die Software verschickt nichts automatisch, Sie behalten die Kontrolle.

📱Online-Beitritt

Passend zur HanselCraft Vereins-Website: Online-Beitrittsanträge als Datei importieren – Mitglied, SEPA-Mandat und Foto-Einwilligung werden automatisch angelegt.

💾Export ohne Lock-in

Vollexport aller Daten als CSV und JSON, Backup als einfache Dateikopie. Ihre Daten gehören Ihnen – jederzeit, ohne Umweg.

Vereins-Office im Browser ausprobieren

Kein Download nötig: Klicken Sie sich mit Beispieldaten durch alle Reiter – Mitglieder, Beiträge & SEPA, Kasse, Spenden, Kontoabgleich. So sehen Sie in einer Minute, wie das Programm arbeitet.

Vereins-Office 1.4 — HanselCraft

MitgliederBeiträge & SEPAKasseSpendenKontoabgleichEinstellungen

Nr	Nachname	Vorname	Status	Beitragsklasse	Eintritt
1001	Müller	Anna	aktiv	Erwachsene	2019-03-01
1002	Schmidt	Thomas	aktiv	Familie	2020-06-15
1003	Weber	Julia	aktiv	Ermäßigt	2021-01-10
1006	Becker	Lukas	aktiv	Jugend	2023-05-12

Bereit — alle Daten bleiben lokal auf diesem Rechner.Testphase: 30 Tag(e)

Interaktive Demo öffnen Direkt kaufen (79 €)

Läuft im Browser, mit Beispieldaten – nichts wird gespeichert oder gesendet.

Einmal zahlen statt ewig Abo

Die meisten Vereinsprogramme kosten Jahr für Jahr. Vereins-Office kaufen Sie einmal – und nutzen es, solange Sie wollen.

Typische Cloud-Vereinssoftware

60–180 € pro Jahr, dauerhaft
Mitgliederdaten auf fremden Servern
Funktioniert nur mit Internet & Konto
Bei Kündigung ist der Zugang weg

79 € einmalig – danach 0 €
Alle Daten lokal auf Ihrem PC
Läuft komplett offline
Bleibt nutzbar – auch in Jahren

Lieferumfang

Vereins-Office als eigenständige Windows-Anwendung (eine .exe, keine Installation)
Lizenzschlüssel zur dauerhaften Freischaltung nach der Testphase
Mitgelieferte Beispieldaten und Kurzanleitung zum Einstieg
Offizielle SEPA-/CAMT-Prüfschemata bereits eingebaut
Fachliche Hinweise zu Zuwendungsbestätigungen, EÜR und Kontoabgleich

Systemvoraussetzungen

Windows 10 oder 11 (64-bit)
Kein Python, keine Installation – einfach starten
Rund 150 MB freier Speicher
Kein Internet nötig – alles läuft lokal
Daten liegen in %APPDATA%\Vereins-Office

Häufige Fragen

Brauche ich Internet oder ein Benutzerkonto?

Nein. Vereins-Office läuft komplett lokal auf Ihrem Windows-PC. Es gibt kein Online-Konto und keine Cloud – alle Mitgliederdaten bleiben auf Ihrem Rechner.

Verschickt die Software Lastschriften oder E-Mails selbst?

Nein – und das ist bewusst so. Die Software erzeugt nur Dateien: die SEPA-XML laden Sie selbst im Online-Banking hoch, E-Mails erzeugt sie als Entwurf. So behalten Sie die volle Kontrolle und es wird nie versehentlich Geld bewegt.

Wie funktioniert die Testphase?

Nach dem ersten Start läuft Vereins-Office 30 Tage als Vollversion. Danach geben Sie Ihren Lizenzschlüssel ein (Menü Hilfe → Lizenz… oder Tab Einstellungen) und nutzen alles dauerhaft weiter. Ihre bereits erfassten Daten bleiben erhalten.

Kann ich meine Daten wieder herausbekommen?

Jederzeit. Es gibt einen Vollexport als CSV und JSON sowie ein Datenbank-Backup als einfache Dateikopie. Kein Lock-in – Ihre Daten gehören Ihnen.

Ist das eine Steuer- oder Rechtsberatung?

Nein. Zuwendungsbestätigungen und die EÜR folgen den amtlichen Mustern und dienen als organisatorische Hilfe; „GoBD-orientiert" ist keine Zertifizierung. Für steuerliche Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Ihr Finanzamt.

Auf wie vielen Rechnern darf ich es nutzen?

Der Lizenzschlüssel gilt für einen Vereinsrechner (Einzelplatz). Für weitere Arbeitsplätze sprechen Sie uns einfach an.